В деловом мире люди нередко начинают общение с письменных коммуникаций. Письма стали привычным инструментом для бизнесменов и карьеристов. Однако нужно уметь правильно их оформлять.
Несоблюдение правил, обозначенных в статье, приводит к разрыву едва ли зародившегося контакта. Чтобы не терять клиентов и партнеров, рекомендуем освоить искусство деловой переписки. Простыми, но действенными советами, о которых вы сейчас узнаете, поделились специалисты и эксперты ведущих компаний мира.

Помните, что время — самый ценный ресурс. Эти правила помогут вам минимизировать его затраты. Вы научитесь писать структурированные письма и грамотно реагировать на важные сообщения.

НЕТ безликим письмам!

Начинайте переписку с личного обращения: “Добрый день, Павел Геннадьевич!”. Однако если вы отправляете письмо на общую электронную почту и не знаете, кто именно его прочтет, начните так:

“Добрый день! Меня зовут Екатерина. Я финансовый директор компании HappyBiz. Подскажите, как могу к вам обращаться?”

Обезличенное обращение = неуважение.  Личное обращение располагает собеседника.

Подпись — must have

Деловое письмо без подписи — дурной тон. Вы можете подумать, что отправляете десятое письмо конкретному адресату, поэтому нет необходимости напоминать, кто вы такой. Тем не менее это грубая ошибка. Помните, что ваш собеседник поддерживает связь со многими людьми и не может помнить все “пароли и явки”.

Благодаря подписи собеседник узнает, кто вы такой и из какой компании. Рекомендуем указать в ней альтернативные способы связи, например, Telegram или Whats’Ap.

Корпоративная составляющая

Правильно оформленная подпись выполняет 3 функции:

1. Является грамотным завершением письма.
2. Формирует имидж компании.
3. Поддерживает корпоративную культуру.

С каждым годом корпоративная сторона жизни компаний становится все важнее. Поэтому стоит уделять внимание не только основополагающим ее моментам, но и дополнительным: манере делового общения, алгоритму построения диалога, подписи. 

Обратная связь

Психологи утверждают: хуже негативной ответной реакции может быть лишь ее отсутствие. Человек воспринимает игнорирование категорично и с пренебрежением, ведь от этого страдает его самооценка. Если не ответить на письмо партнера или коллеги, он обидится, а качество взаимоотношений ухудшится.

Отвечайте на каждое сообщение в течение рабочего дня. Чем быстрее, тем лучше. Пусть это станет вашим правилом, которое нельзя нарушать. Если нет времени, не стоит отвечать развернуто, однако важно сообщить отправителю, что письмо получено и подготовка ответа займет n-е количество времени.

Последовательность мыслей

Временами нелегко излагать мысли последовательно, особенно если речь идет о “проблемном” вопросе. Однако мучить адресата “потоком сознания” — не лучшая идея. Пишите структурированные письма. Они должны содержать 4 блока:

1. Приветствие. Не забудьте представиться, кто вы и из какой организации.
2. Обращение. Конкретизируйте цель письма, коротко опишите актуальную проблему. При необходимости прикрепите документы, дополнительную информацию.
3. Контекст. Транслируйте свои требования, пожелания, интересные идеи и мысли.
4. Итоги. Установите срок обратной связи, запросите нужные сведения.

Между блоками рекомендуется делать отступы. Используйте списки, шрифты, однако не переборщите с возможностями выделения.

Без “воды”

Пишите простым языком и по делу. Не существует жанра или методики переписки, где приемлемы канцеляризмы. Витиеватые предложения не подойдут. Вместо “Мы приступили к процессу рассмотрения Вашего запроса” напишите “Ваш запрос рассматривается”.

Используйте глаголы: они делают сообщение понятным и задают ему темп. Обилие существительные в родительном падеже — не лучшая идея для деловой переписки.

Тема письма

У этого блока особый функционал:

1. Помогает быстро понять, о чем письмо.
2. Облегчает процесс поиска, когда сообщение уходит в архивы.
3. Экономит время и упрощает последующие действия.

Выбирайте короткую и емкую тему. “Обсуждение вопроса внесения корректировок в контракт с компанией А” — плохо. “Правки в контракт компании А” — хорошо.

Нередко письмо — это лицо человека. Например, вы никогда не видели своего партнера или клиента из другой страны, но долгое время общаетесь по переписке. Так, впечатление о вас складывается в зависимости от грамотности изложения мыслей и других нюансов диалога. Следуйте нашим правилам — и вы сохраните хорошую репутацию на долгие годы.

Подготовила Ольга Епимахина