Бизнес-этикет

Как организовать прием у себя в офисе и не провалиться?

Чем масштабнее бизнес, тем выше общественная заинтересованность. Многие предприниматели устраивают приемы у себя в офисе. Аудитория слушает, задает вопросы, наблюдает за тем, как работают сотрудники. Причины приемов могут быть разными. Например, предприниматель является резидентом бизнес-сообщества и приглашает других участников клуба к себе в офис, чтобы показать, как работает его бизнес, и познакомить с командой. Нередко приглашают и партнеров, чтобы решить актуальные вопросы. Еще чаще в офис заходят клиенты, чтобы обсудить условия сотрудничества или продлить контракт.

Как подготовиться ко встрече и правильно вести себя собственнику и сотрудникам компании? Давайте рассмотрим несколько вариантов, ведь к каждому из гостей важен индивидуальный подход.

Первое знакомство с компанией

Представьте, что завтра вам предстоит устроить прием для 15 предпринимателей. Вы занимаетесь тем, что развиваете PR-агентство и целый ряд онлайн-проектов. Один бизнесмен курирует производственные компании, второй выбрал сферу IT, а третий содержит сеть интернет-магазинов. То есть деятельность предпринимателей никак не пересекается. Однако каждый из них должен понять специфику вашего бизнеса, окунуться в эту тему, причем с удовольствием.

Гости должны выйти от вас в прекрасном настроении и с желанием взаимодействовать в будущем.

С этой целью мы создали чек-лист, который поможет подготовиться к приему:

  1. За неделю до мероприятия предупредите всех сотрудников. На рабочем столе каждого из них должен быть порядок, стиль одежды — соответствующий. Помните, что приветливость — сильное оружие. Сделайте так, чтобы гости почувствовали: им рады.
  2. Уделите внимание планированию: что лучше показать предпринимателям, какие бизнес-процессы им будут интересны. Текст и ответы на возможные вопросы продумайте заранее. Зафиксируйте информацию и просмотрите ее накануне, чтобы ничего не забыть.
  3. За день до приема наберитесь сил, ведь вам предстоит достаточно энергозатратное мероприятие. Внимание гостей будет направлено на вас.
  4. Если у вас есть заместитель, который готов часть бизнес-экскурсии взять на себя, делегируйте ему эту функцию. Во-первых, такой подход сохранит ваши силы. Во-вторых, переключит внимание гостей на другого человека, что положительно повлияет на восприятие.
  5. Если у вас производственное предприятие, организуйте для гостей возможность рассмотреть производственные процессы с практической стороны. Для этого можно привлечь лучших сотрудников производства. Пусть они поделятся секретами своей деятельности, расскажут, какие эмоции испытывают в процессе создания продукта.
  6. В конце приема поблагодарите гостей и пригласите к столу. Кейтеринг — обязательное условие организации столь длительного мероприятия. И вы, и ваш заместитель, и гости — всем нужно переключиться в режим отдыха и поделиться впечатлениями. 

После выполнения вышеуказанных пунктов вы будете чувствовать себя абсолютно уверенно. Это поможет сконцентрировать внимание на основных моментах и сохранить спокойствие.

Переговоры с партнером или клиентом

Деловые взаимоотношения, как правило, строятся на торговле. Речь идет не только о реализации товаров, но и услуг, интеллектуального продукта, авторских прав. Поэтому общество условно можно разделить на продавцов и покупателей, которые постоянно взаимодействуют друг с другом. Успех торговой сделки зависит от того, насколько грамотно выстраивается диалог. Это не единственная составляющая успеха, но важная: нередко недостатки сервиса или продукта можно компенсировать правильной коммуникацией.

  1. Ведите переговоры в личном кабинете или в специально отведенной для этого комнате.
  2. Обеспечьте собеседника необходимыми материалами. Подготовьте документы заранее.
  3. Предложите кофе/чай. Обстановка должна быть формальной, но дружеской.
  4. Быстро и развернуто отвечайте на вопросы собеседника. Старайтесь предугадать ход диалога. Это позволит сделать его более продуктивным.
  5. Поддерживайте постоянный контакт. Заранее обозначьте перечень вопросов, которые нужно рассмотреть, и следуйте ему.
  6. Общайтесь с партнером или клиентом так, как с другом. Пафосный диалог со сложными предложениями и непонятными терминами — не есть хорошо. Такой стиль общения лишь отдалит вас от собеседника. Простые фразы и короткие предложения, информация по делу и немного юмора.

Конечно, в процессе общения вы будете оценивать потенциал собеседника и целесообразность взаимодействия с ним. Однако никогда этого не показывайте. Клиенты и партнеры должны видеть в вас своего друга, которому можно доверять.

теги

Добавить комментарий

Нажмите сюда, чтобы оставить комментарий

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.